Junta Directiva

La junta directiva es el organismo rector del club Rotaract e incluye el presidente, ex presidente inmediato, vicepresidente, secretario, tesorero, y cualquier otro funcionario que su club determine. Los asesores rotarios y académicos deben asistir regularmente a las reuniones para ofrecer orientación.
También podrán asistir los socios de clubes rotarios en calidad de observadores.
La directiva debe reunirse por lo menos una vez al mes, y reportar cualquier actividad realizada en la próxima reunión del club.
En las reuniones, la directiva estudia y aprueba los planes y proyectos de servicio del club y asegura su solvencia económica, como también delega responsabilidades. Al final del año rotario, la directiva prepara un informe final que describe las actividades principales emprendidas en los doce meses anteriores. Debe enviarse una copia del informe al club rotario patrocinador.

Presidente

Dada su condición de líder, el presidente deberá ofrecer a los socios oportunidades para el desarrollo del liderazgo, además de velar por que se lleven a buen término la promoción y ejecución de los proyectos de servicio emprendidos por el club.

Responsabilidades del presidente

• Dirigir reuniones eficientes, con agendas detalladas y suficiente tiempo para presentar los informes de funcionarios e integrantes de comité
• Presidir reuniones de la junta directiva
• Nombrar comités especiales y permanentes con la aprobación de la directiva, y en calidad de miembro ex oficio de todos los comités
• Nombrar presidentes de comité sobre la base de la experiencia de cada cual, y solicitar su opinión a la hora de integrar comités
• Delegar responsabilidades para que los socios puedan pulir sus dotes de liderazgo en el club
• Evaluar los conocimientos, experiencia y aficiones de los socios y ponerlos a disposición de los proyectos del club
• Asegurar que las actividades y los proyectos de servicio del club se promuevan y ejecuten exitosamente
• Monitorear la membresía para mantener un equilibrio de género y edad
• Comunicarse y colaborar con el asesor rotario, los socios del club Rotario y los funcionarios distritales de Rotaract. En clubes con sede universitaria, el presidente debe también consultar con el asesor académico
• Actualizar la información del club y los datos de los socios semestralmente a través de Ingreso/Rotarios

Vicepresidente

La función principal del vicepresidente es apoyar al presidente. Algunos clubes optan por nombrar vicepresidente al presidente entrante.

Responsabilidades del vicepresidente:

• El vicepresidente preside todas las reuniones cuando está ausente el presidente
• Es integrante de la junta directiva y miembro ex oficio de todos los comités
• Responsable del cumplimiento de todas las tareas que el presidente le asigna
• Está al corriente de las metas y actividades del club
• Es sucesor del presidente en caso de estar vacante el cargo

Secretario

El secretario del club Rotaract tiene como responsabilidad principal el funcionamiento eficiente del club. Su cargo requiere actuar de forma organizada y minuciosa, y poseer buenas dotes para la comunicación.

Las responsabilidades del secretario son:

• El secretario mantiene al día los registros del club, incluidos los datos de membresía, nombramientos de comité, asistencia, pago de cuotas y documentos importantes tales como los estatutos, presupuestos e informes del club.
• Una vez que los socios cumplen la edad límite de 30 años, el secretario envía el formulario de notificación sobre ex rotaractianos al club patrocinador, identificándolos como posibles rotarios
• Envía información actualizada del club y de los socios a RI
• Lleva las actas de todas las reuniones del club y la directiva — documentándolas de forma concisa y clara— , que incluyen:

– Fecha, hora y lugar
– Funcionario que preside
– Asistencia
– Aprobación y corrección de las actas de la reunión anterior
– Declaración del tesorero
– Presentación de los resúmenes de informes de los funcionarios y
comités
– Resumen de la orden del día (incluidos temas pendientes y
nuevos) y acciones tomados
– Anuncios
– Cierre

Tesorero

Como cobrador y distribuidor de los fondos del club, el tesorero trabaja con el secretario para mantener una buena documentación financiera. El tesorero debe ser una persona responsable y detallista.

Las responsabilidades del tesorero son:

• Presidir el Comité de Finanzas
• Cobrar las cuotas
• Depositing dues and all proceeds from fundraising projects
• Pagar todas las cuentas y hacer efectivos los reembolsos por gastos del club
• Preparar y administrar el presupuesto
• Preparar informes mensuales que detallen:
– La situación financiera a principios y final del mes
– Reportar ingresos y su fuente (cuotas o recaudación de fondos, por ejemplo)
– Pagos efectuados, especificando a quién y para qué
• Cumplir con los requisitos de presentación de informes ante las dependencias gubernamentales de lugar
El tesorero saliente debe entregar un informe de fin de año a los socios y al tesorero entrante, el cual formará parte de la documentación permanente del club.

Ex presidente inmediato


El ex presidente inmediato puede ofrecer información y una perspectiva de mucha utilidad para la planificación de las actividades del club, y podrá asistir con proyectos especiales además de apoyar a los socios y la junta directiva club.